Roosteren in lagen

In dit artikel beschrijf ik het principe van gelaagd roosteren.  Het roosteren in lagen is goed toepasbaar in werkprocessen met een sterk wisselende capaciteitsvraag. Pieken en dalen verschillen per dag en per dienst. Met gelaagd roosteren zijn we in staat om roosterarrangementen op een afdeling aan te bieden die verschillen in sociale en fysieke belasting. 

Download hier het artikel in pdf formaat

Een belangrijk voordeel is dat bij gelaagd roosteren de roosterergonomie als uitgangspunt genomen wordt. Doel is om de arbeidsbelasting van onregelmatige werktijden en met name nachtdiensten zoveel mogelijk te beperken door regelmatige en voorspelbare roosters te maken. Binnen de grenzen en speelruimte van de roosterergonomie kan vervolgens vorm worden gegeven aan nadere individuele werk/privé wensen.

Door gelaagd roosteren ontstaan als ware verschillende roosterarrangementen voor werknemers. Het is mogelijk om te kiezen voor de laag met nachtdiensten, maar ook voor de arrangementslaag vroeg/laat of zelfs alleen maar vroeg. De roosterarrangementen verschillen in arbeidsbelasting en (daardoor) in beloning. Bij elk roosterarrangement hoort een eigen toeslag.

Gelaagd roosteren/verschillende roosterarrangementen maakt het mogelijk om tegemoet te komen aan levensfase bewuste werktijden en beleid gericht op duurzame inzetbaarheid van werknemers. Naarmate de leeftijd stijgt, neemt de weerbaarheid tegen het werken in nachtdiensten af. Cao-afspraken over het recht op uittreden uit nachtdiensten vanaf bijvoorbeeld 55 jaar verliezen hun houdbaarheid omdat de groep 50+ werknemers in bedrijven en instellingen zo groot is, dat er geen alternatieve werkgelegenheid gevonden kan worden. Door middel van gelaagd roosteren kan er voor gekozen worden om een deel van de werknemers wel in de laag/arrangement met nachtdiensten te laten werken, maar tegelijkertijd ook roosterlagen ter beschikking te hebben waarin wel in onregelmatige werktijden (Vroeg, Laat, Weekend diensten) maar niet in de belastende nachtdienst wordt gewerkt. Vooral voor een oudere/ouder wordende populatie kan gelaagd roosteren een nieuwe impuls zijn om langer doorwerken op de eigen vertrouwde werkplek mogelijk te maken.

Gelaagd roosteren stapt af van traditionele collectieve manier van roosteren in de industrie waar iedereen hetzelfde rooster werkt en dus ook dezelfde speelruimte heeft wat betreft de afstemming van werk en privé en de fysieke belasting. Gelaagd roosteren brengt daarin keuzes aan.

Tegelijkertijd is gelaagd roosteren voor de ziekenhuizen en de zorg een manier om meer aandacht te besteden aan de roosterergonomie en een alternatief te ontwikkelen voor sterk geïndividualiseerde werktijden waarin de afstemming van werk en privé dominant is en weinig aandacht besteedt kan worden aan minder belastende roosters en gezonde werktijdarrangementen.

Huidige praktijk van roosteren in ziekenhuizen.

Als voorbeeld neem ik een verpleegafdeling met 29 bedden. De werkomvang is geconcentreerd in de ochtenddienst en neemt richting de nachtdienst stapsgewijs af. Tijdens de ochtenddienst is een bezetting van 6 mensen noodzakelijk, vanaf de middag worden 4 mensen ingezet en tijdens de nacht 

De roosterplanner moet met deze bezettingseisen elke dag en elke week een rooster maken waarin de volgende hoeveelheid diensten worden ingeroosterd:

	PER DAG	PER WEEK	PER 4 WEKEN
VROEGE DIENST	6	42	168
LATE DIENST	4	28	112
NACHT DIENST	2	14	56

In de huidige praktijk van ziekenhuis-roostering worden vervolgens schema’s gemaakt middels individuele roosters c.q. roosterregels. Dit betekent dat de 168 vroege diensten, 112 late diensten en 56 nachtdiensten middels een rooster verdeeld worden over alle werknemers. Rooster technisch gezegd: alle diensten moeten verdeeld worden over bijvoorbeeld 40 of meer individuele roosterregels.

Dit wordt ingegeven doordat:

• Er veel variatie zit in de omvang van de contractuele arbeidsduur,
• Er meer mogelijkheden zijn om werk en privé wensen in het rooster vorm te geven,
• En een zekere mate van ingesleten informele cultuur “we doen dat al jaren zo” bestaat.

Werknemers kunnen vooraf een aantal wensen doorgeven en roosterplanners ontwikkelen op basis van bovenstaande bezettingseisen en individuele wensen een werktijdenschema en publiceren een roostervoorstel. Na publicatie start een omvangrijk proces van ruilen van diensten tussen medewerkers. Dit leidt tot mutaties (soms tot 50% mutatie van het gepubliceerde rooster) met als opbrengst een gerealiseerd rooster wat sterk is afgestemd op de werk en privé wensen van werknemers. Het aansluiten van de werktijden op de privé situatie is een sterk punt van het roosterproces in ziekenhuizen en wordt in hoge mate gewaardeerd door de betreffende werknemers.

Tegelijkertijd ontstaan door de ver doorgevoerde individualisering belangrijke nadelen:

• Het roosterproces veroorzaakt een hoge administratieve last en overhead. Voor elke roosterperiode wordt de bovenstaande procedure herhaald. Het ontwerpen van een gepubliceerd rooster en het verwerken van de mutaties richting een gerealiseerd rooster vergt veel tijd en aandacht.
• De uiteindelijk gerealiseerde werktijden worden niet gestuurd vanuit kernwaarden in de roosterergonomie: roosters dienen regelmatig en voorspelbaar te zijn en de arbeidsbelasting van vooral de nachtdienst zoveel mogelijk te beperken
• Een check op naleving van de ATW op de uiteindelijke gerealiseerde werktijden blijft regelmatig achterwege waardoor het risico van overtredingen toeneemt.
•  Een check op de noodzakelijk aanwezige kwalificaties vindt bij het ruilen van diensten regelmatig niet plaats, met als gevolg dat er per dienst wel voldoende mensen aanwezig zijn maar niet met de benodigde skills.
• Ontzie beleid van (oudere) werknemers die minder of niet meer in de nachtdienst kunnen willen moet per rooster en per individu worden ingevuld. 

Gelaagd roosteren als innovatie.

Gelaagd rooster vertrekt juist wel vanuit de kernwaarden van de roosterergonomie. Doel is om een regelmatig rooster te ontwerpen, waarin de voorspelbaarheid van werktijden en roostervrije tijd hoog is en de belasting van het werken op onregelmatige tijden en vooral de nachtdienst zoveel mogelijk beperkt is.

Bij het uitwerken van onderstaand voorbeeld ga ik in eerste instantie uit van werknemers met een fulltime arbeidscontract. Het principe van het roosteren in lagen is daarmee makkelijker te beschrijven en wordt ook beter toepasbaar voor bedrijven in de Industrie. Daar zijn fulltime banen immers gemeengoed.  

Deze praktijk komt natuurlijk niet overeen met de grote variëteit aan arbeidscontracten in ziekenhuizen. In het laatste deel van de beschrijving ga ik dan ook in hoe gelaagd roosteren ook toepasbaar gemaakt kan worden voor afdelingen met veel deeltijd contracten.

De roosterraar moet per dag en per week dus de volgende bezetting afdekken:

	PER DAG	PER WEEK
VROEGE DIENST	6	42
LATE DIENST	4	28
NACHT DIENST	2	14

Laag 1: Basisbezetting Vroeg, Laat en Nacht.

De eerste stap bestaat uit het herkennen van een basisbezetting die altijd aanwezig moet zijn ondanks de pieken en dalen in de werkvraag. In bovenstaand voorbeeld bestaat de basisbezetting uit elke dag 2 mensen aanwezig in de vroege, late en nacht dienst. 

Een dergelijke basisbezetting kan eenvoudige bereikt worden door het roosteren middels een 5 ploegendienst, zoals in de industrie wordt gehanteerd. Het betreft een regelmatig en voorspelbaar ritme met een beperkte verstoring van het bioritme: 2 vroeg – 2 laat -2 nacht -4 roostervrije dagen, het zogenaamde 2-2-2 ritme.

De eerste laag wordt dan gevormd door 10 werknemers in 5 ploegen neer te zetten die een rooster gaan draaien met een cyclus van 10 weken….

WEEK

ma

di

wo

do

vr

za

zo

ma

di

wo

do

vr

za

zo

1-2

V

V

L

L

N

N

-

-

-

-

V

V

L

L

3-4

N

N

-

-

-

-

V

V

L

L

N

N

-

-

5-6

-

-

V

V

L

L

N

N

-

-

-

-

V

V

7-8

L

L

N

N

-

-

-

-

V

V

L

L

N

N

9-10

-

-

-

-

V

V

L

L

N

N

-

-

-

-

Uit ervaringen in de industrie blijkt dit type rooster een hoge mate van voorspelbaarheid plus regelmatigheid te leveren en voldoende hersteltijd tussen de diensten en tussen de dienstreeksen.

In de roosterplanning zijn nu door middel van deze 5 ploegendienst al een flink deel van de benodigde diensten en bijbehorende personeelsbezetting afgedekt en blijven de volgende in te roosteren diensten over.

	PER DAG	PER WEEK
VROEGE DIENST	4	28
LATE DIENST	2	14
NACHT DIENST	0	0

Laag 2: Basisbezetting Vroeg en Laat

In bovenstaande bezettingseisen is een tweede laag te herkennen. Immers elke dag moeten er aanvullend 2 vroege en 2 late diensten gepland worden bovenop de 5 ploegen-laag.

In de industrie is een rooster beschikbaar wat zich daartoe goed leent. De tweede laag wordt gevormd door 6 mensen in 3 ploegen in een zogenoemd 3 ploegendienst in 7 dagen rooster te plannen…

WEEK	ma	di	wo	do	vr	za	zo
1	-	-	V	V	V	-	-
2	L	L	L	-	-	V	V
3	V	V	-	L	L	L	L

…of in een snellere rotatie..

WEEK	ma	di	wo	do	vr	za	zo
1	-	-	V	L	L	-	-
2	V	V	L	-	-	V	V
3	L	L	-	V	V	L	L

Ook deze roostervorm heeft een hoge graad van voorspelbaarheid en regelmaat. Door het ontbreken van nachtdiensten is de arbeidsbelasting beperkt.

Door de introductie van 2 lagen zijn alle late en nachtdiensten ingevuld en blijven er alleen nog vroege diensten over.

	PER DAG	PER WEEK
VROEGE DIENST	2	14
LATE DIENST	0	0
NACHT DIENST	0	0

Laag 3: resterende Vroege Diensten in plannen.

In de roosterplanning zijn nu door middel van twee lagen alle late en nachtdiensten ingeroosterd. De derde laag wordt dan gevormd door een rooster waarin alleen vroege diensten zijn geroosterd.

Met deeltijdcontracten kunnen deze diensten door bijvoorbeeld 4 mensen uitgevoerd worden.

Met als bijpassend twee voorbeelden van roostermogelijkheden (uitgeschreven voor 2 weken)….

WRK

ma

di

wo

do

vr

za

zo

ma

di

wo

do

vr

za

Zo

A

O

-

-

O

O

-

-

O

O

-

-

O

O

-

B

O

O

-

-

O

O

-

-

O

O

-

-

O

O

C

-

O

O

-

-

O

O

-

-

O

O

-

-

O

D

-

-

O

O

-

-

O

O

-

-

O

O

-

-

…of in een langzamer rotatie….

WRK

ma

di

wo

do

vr

za

zo

ma

di

wo

do

vr

za

Zo

A

O

O

O

O

-

-

-

-

O

O

O

O

-

-

B

O

O

O

O

-

-

-

-

O

O

O

O

-

-

C

-

-

-

-

O

O

O

O

-

-

-

-

O

O

D

-

-

-

-

O

O

O

O

-

-

-

-

O

O

Hier kan het voordeel van de praktijk in ziekenhuizen nog meer oplossend vermogen bieden, immers veel verpleegkundigen werken ook in kleinere deeltijdcontracten. In bovenstaande schema’s zijn 14 ochtenddiensten per week verdeeld over 4 werknemers die daardoor gemiddeld 3,5 dienst (28 uur) per week werken. Dezelfde 14 diensten kunnen ook verdeeld worden over 6 of meer werknemers met een deeltijdcontract.

Op maat snijden voor ziekenhuizen: deeltijdcontracten

Door het opdelen van de bezettingseis in verschillende lagen met bijpassende roostersystemen is een gelaagd rooster ontstaan:

Voor de dagelijkse praktijk in ziekenhuizen dienen echter nog aanvullende aanpassingen doorgevoerd te worden. Bovenstaande uitleg van gelaagd rooster is immers voornamelijk gebaseerd op de aanwezigheid van fulltimers, terwijl in ziekenhuizen vooral met deeltijdcontracten gewerkt wordt.

In laag 3 (alleen vroege diensten in 7 dagen) is het werken met deeltijders al ingevuld. Het principe van het verdelen van de 14 vroege diensten over 4 of meer verpleegkundigen kan ook in de eerste en twee laag toegepast worden, zodat het mogelijk wordt op gelaagd roosteren toe te passen in werkprocessen met veel deeltijdcontracten. In de industrie is dit bekend onder de termen duo- en triobanen.

In laag 1 (5 ploegendiensten) is dat bijvoorbeeld mogelijk door het roosterritme (VVLLNN----) te verdelen over 2 werknemers met ieder een deeltijd contract van 17 uur. De individuele roosterregels voor deze twee werknemers zien er dan als volgt uit.

WKR

ma

di

wo

do

vr

za

zo

ma

di

wo

do

vr

za

zo

ma

di

FT BASIS

V

V

L

L

N

N

-

-

-

-

V

V

L

L

N

N

DT1

V

V

L

L

N

N

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

DT2

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

V

V

L

L

N

N

Beide werknemers krijgen dan een ritme van 6 dagen werken – 10 dagen vrij. Allerlei andere combinaties zijn mogelijk. Meer mensen doen samen 1 roosterregel en/of het ritme wordt aangepast. In dit voorbeeld gaat het vooral om te illustreren hoe de collectieve roostermethode uit het gelaagd roosteren toegesneden kan worden naar de werkpraktijk in ziekenhuizen waarin met veel deeltijdcontracten gewerkt wordt.

Op maat snijden voor Ziekenhuizen: werk/privé

Zo’n zelfde denkrichting kan ontwikkeld worden voor het aanpassen van het rooster aan de werk en privé situatie, een belangrijke verdiensten in de roosterpraktijk van ziekenhuizen. Zo is het mogelijk om laag 1 vorm te geven in een collectief roosterritme wat voor iedereen hetzelfde is en de andere lagen meer vorm te geven volgens de huidige geïndividualiseerde roosterpraktijk van ziekenhuis, zodat werknemers kunnen kiezen welk ritme/systeem hen het beste ligt. Kortom, gelaagd roosteren kan ook een combinatie zijn van lagen met collectieve roosters en lagen met sterk geïndividualiseerde roosters.

Daarbij moet wel opgemerkt worden dat er veel verbetering gevonden kan worden in de huidige praktijk van publiceren van roosters + omvangrijke mutaties door het invoeren van een systeem van “mee roosteren”. Op deze wijze kunnen privé wensen eerder in het roosterproces behartigd worden en verdwijnt de noodzaak voor omvangrijk ruilen. Het is tevens van belang om de afstemming van werk en privé middels geïndividualiseerde roosters in te binden door middel van bijvoorbeeld een roosterstatuut waarin de rooster ergonomische regels zijn opgenomen en controle vooraf op naleving van de ATW.