Achtergrondartikel Meeroosteren Festival voor de Nacht

Tijdens het Festival voor de Nacht heb ik op het zogenoemde Ervaringsplein een korte lezing verzorgd over de pilot MeeRoosteren in het Meander ziekenhuis. Bijgaand artikel geeft meer achtergrond bij de verschillende fasen van het ontwerpen van roosters.

KERNBESCHRIJVING

 Meeroosteren is een werkvorm waarin medewerkers diensten kiezen die het beste passen bij hun werk/prive wensen. De werkgever biedt diensten aan die het beste passen bij de vraag naar zorg. De roosterplanner is de intermediair in het planningsproces.

Meeroosteren past goed bij een organisatie die de administratieve last van het ruilen na publicatie van een rooster wil verminderen en tegelijkertijd de keuzevrijheid van werknemers wil behouden.

Meeroosteren past goed bij een beleid gericht op het verminderen van de roosterergonomische belasting en het verduurzamen van de inzetbaarheid van medewerkers.

Meeroosteren past goed in een organisatie die er voor kiest om roosterplanners centraal te organiseren maar het planningsproces decentraal vorm te (blijven) geven,

Video van mijn inleiding op 9 oktober:

UITGEBREIDE BESCHRIJVING.

 Meeroosteren is een planningsproces in vier ronden met (eenmalige) voorbereidende fase.

De voorbereiding bestaat uit een analyse van roosterplanner en teamleider naar de gevraagde capaciteit per dag en per dienst. Deze zogenaamde werklast analyse moet uitmonden in een overzicht van het soort en aantal diensten welke per dag gevuld moeten worden.

Tijdens de voorbereiding kunnen naast de bestaande wet- en regelgeving (ATW en CAO) aanvullende tips of regels ontwikkeld worden die gericht zijn op het verminderen van belasting als gevolg van onregelmatige werktijden en met name nachtdiensten.

Het resultaat is een aanbod van diensten per dag en de vraag aan de werknemers om het aanbod te vullen met hun beschikbaarheid.

Bijvoorbeeld: Op maandag hebben we 6 ochtend-, 4 middag- en 2 nachtdiensten nodig. Wie stelt zich beschikbaar?

Vervolgens wordt het uiteindelijke rooster in 4 ronden gevuld.

Medewerkers, roosterplanner en teamleiding kunnen daarbij ondersteund worden door software die door verschillende fabrikanten wordt aangeboden. Zo is bijvoorbeeld een aparte meerooster tool binnen Harmony beschikbaar. Voor kleine projecten met als doel om meeroosteren eerst uit te proberen alvorens tot uitrol over te gaan beschikt adviesbureau Syntro over een eenvoudige tool. Voor een eenvoudige toepassing en een klein aantal mensen is ook mogelijk dat het ziekenhuis zelf een excel tool ontwerpt. Alle software werkt min of meer met onderstaande planningsproces.

De roosterplanner is de intermediair in het planningsproces. De planner geeft advies en begeleidt werknemers en teamleiding,  maar normeert en handhaaft tegelijkertijd relevante wetgeving en beleidsuitgangspunten en lost aan het einde van het planningsproces eventueel overgebleven problemen op.

Ronde 1:

• Het rooster wordt voor 4 weken of een veelvoud daarvan opengezet.
• Medewerkers zien per dag een aanbod van soorten en aantallen diensten.
• Op basis van hun wensen vullen zij in welke diensten zij willen werken.
• Het systeem geeft zonodig informatie over de gemaakte keuzes in relatie tot het aantal te werken uren volgens het arbeidscontract.
• Elke medewerker krijgt zogenaamde jokers. Een joker zet een keuze voor een bepaalde dienst of roostervrije tijd in het vervolg van het planningsproces vast.
• Medewerkers zien in deze ronde alleen het aanbod van de werkgever en de uitkomst van hun eigen keuze. Er wordt geen informatie getoond van de collega’s.
• Ronde 1 duurt een week. Voor medewerkers die niet in staat zijn om een rooster in te vullen (vanwege ziekte of verlof)zijn aparte voorzieningen beschikbaar.

Ronde 2:

• De planner krijgt een overzicht van de keuzes van alle medewerkers.
• Eerst vind een check plaats op mogelijke overtredingen van de wet- en regelgeving. 
• Vervolgens vindt een controle plaats op aanvullende tips en regelgeving voor een duurzame roosterergonomie.
• Tenslotte fiatteert de roosterplanner alle keuzes die een passende personeelsbezetting oplevert.
• Op basis van de bovenstaande stappen blijven een aantal problemen in de bezetting over. Dat kan zowel onder- als overbezetting zijn. Door middel van een derde ronde krijgen medewerkers de mogelijkheid om aan een oplossing bij te dragen.
• Duur: 1 week

Ronde 3:

• De medewerkers krijgen een overzicht welke keuzes zijn gefiatteerd en welke dagen/diensten nog onder- of overbezetting hebben.
• Medewerkers kunnen in deze ronde wel zien welke keuzes collega’s hebben gemaakt.
• De roosterplanner heeft (zonodig) met individuele medewerkers overleg over keuzes in de eerste ronde die geleid hebben tot een ongezonde roosterergonomie of overtredingen van CAO of ATW regels.
• De roosterplanner geeft (zonodig) aan de groep medewerkers suggesties of adviezen hoe problemen met de bezetting opgelost zouden kunnen worden.
• Medewerkers kunnen hun oorspronkelijke wensen aanpassen zodat er minder bezettingsproblemen ontstaan. Ze kunnen dat op individuele basis doen of door overleg met collega’s. Men is daarin vrij. Er is zelfs geen verplichting om gemaakte keuzes in ronde 1 aan te passen.
• Verandering in keuzes en de gevolgen voor de bezetting zijn onmiddellijk zichtbaar. 
• Er kunnen alleen problemen opgelost worden. Keuzes die nieuwe problemen veroorzaken zijn niet mogelijk.
• Duur: 1 week

Ronde 4:

• Roosterplanner inventariseert de uitkomst uit ronde drie. 
• Opnieuw beoordeling op mogelijke tegenstrijdigheden met wet- en regelgeving en ergonomisch roosterbeleid.
• Blijft over een aantal bezettingsproblemen die nog niet zijn afgedekt.
• De roosterplanner lost deze problemen naar eigen inzicht op. Natuurlijk binnen de speelruimte van beleid, wet- en regelgeving en met in stand houding van jokers.
• In een aantal software systemen wordt bijgehouden hoe individuele medewerkers “mee” denken in het vinden van oplossingen voor bezettingsproblemen in ronde 1 en 3. Deze informatie kan de roosterplanner gebruiken om medewerkers wel/niet te ontzien in deze laatste planningsronde.
• De uitkomst van deze planningsronde wordt voorgelegd aan de teamleiding. Deze accordeert de werkzaamheden van de roosterplanner.
• Na akkoord teamleiding wordt de uitkomst in de vorm van een definitief rooster gepubliceerd.
• Na publicatie communiceert de roosterplanner zonodig met individuele medewerkers over gemaakte keuzes en de uitkomst van ronde 4.